Notă de informare cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal

MagiCAMP este o asociație cu sediul social situat în Jud. Dâmbovița, com. Brănești, Strada Nouă nr. 12A, cod unic de identificare 33481989, înregistrată în Registrul Asociațiilor și Fundațiilor cu nr. 8/25.06.2014, reprezentată de Andreea Nechita, cu funcția de Președinte, („MagiCamp”, „noi” sau „noastre”)

Datele de contact ale persoanei însărcinate cu protecția datelor (aceasta este persoana pe care trebuie să o contactați în legatură cu orice probleme referitoare la protectia datelor dumneavoastra cu caracter personal): 

Adresa de corespondență: str. Grigore Cobălcescu, Sector 1, București.

Adresa de email: [email protected]

I. DESPRE ACEST DOCUMENT

În această notă de informare vă explicăm modul în care are loc prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal de către noi și cum ne asigurăm ca datele dumneavoastră cu caracter personal sunt prelucrate responsabil și în conformitate cu legislația privind protectia datelor cu caracter personal aplicabilă. 

Pentru scopurile acestei note de informare, MagiCAMP este operator de date cu caracter personal. Puteți găsi mai sus informații cu privire la identitatea și datele noastre de contact. 

Pentru a facilita parcurgerea documentului, am inclus la sfârșitul acestei note un glosar care explică principalele noțiuni folosite (e.g. “date cu caracter personal”, “prelucrare”, etc.). Nu ezitați să ne comunicați orice nelămuriri ați avea. Dorim să fie clar pentru dumneavoastră cum folosim datele dumneavoastră și modul în care le protejăm. 

II. CE DATE ALE DUMNEAVOASTRĂ PRELUCRĂM

Datele cu caracter personal referitoare la dumneavoastră și/sau la copiii dumneavoastră minori pe care le vom prelucra sunt datele obținute direct de la dumneavoastră. Pentru a presta serviciile sociale va trebui să prelucrăm mai multe tipuri de date cu caracter personal, precum date referitoare la starea de sănătate a copilului dumneavoastră.

CATEGORII DE DATE PRELUCRATE.

În vederea încheierii și derulării contractului încheiat cu noi, a participării dumneavoastră la evenimentele organizate de noi și a acordării serviciilor de asistență socială și a donațiilor în beneficiul dumneavoastră, în funcție de nevoile dumneavoastră și de specificul asistenței sociale oferite, procesarea datelor personale poate include următoarele categorii de date:

• Detalii personale, cum ar fi: nume; prenume; sex; data nașterii/vârsta; cetățenie; localitate de domiciliu, cod numeric personal, detalii act de identitate.
• Detalii de contact, cum ar fi: adresa de domiciliu / reședința; număr de telefon mobil/fix; adresa de email.
• Date privind situația socială, cum ar fi: numărul de membri din gospodăria în care locuiți.
• Date foto-video, imagini ale dumneavoastră, în cazul în care participati la evenimentele și activitățile organizate de noi și vă dați acordul ca noi să folosim astfel de imagini în vederea derulării campaniilor de informare și de susținere a activităților noastre pe siteul nostru precum și pe platformele de socializare sau prin comunicări către sponsorii sau colaboratorii noștri. Dacă nu veți fi de acord cu prelucrarea imaginilor cu dumneavoastră sau ale copilului dumneavoastră minor, acest lucru nu va afecta cu nimic desfasurarea relațiilor contractuale dintre noi și dumneavoastră.
• Date bancare și date referitoare la situația financiară, cum ar fi: cont bancar si date bancare, declarații de venit, adeverințe de venit, etc.
• Date privind geolocalizarea dumneavoastră: în unele cazuri, pentru derularea Contractului, este nevoie să cunoaștem locația dumneavoastră pentru ca aplicațiile Magic să identifice locațiile furnizorilor de bunuri și/sau servicii celor mai apropiați de dumneavoastră;
• Date sensibile cu caracter personal - date medicale, cum ar fi: simptome; boli anterioare; rezultatele analizelor; tratamentul pe care il urmati; medicul sau psihologul pe care l-ati accesat; recomandări medicale; date din dosarul medical, date din sedintele de consiliere, inclusiv date despre istoricul medical al familiei dumneavoastra; alte informatii pe care ni le oferiti cu privire la membrii de familie ai dumneavoastra si la relatiile dumneavoastra de rudenie. 

După cum reiese din lista de mai sus, este posibil să ne furnizați informatii cu privire la alte persoane – de exemplu, istoricul medical al rudelor dumneavoastra. Atunci cand acestea se refera la persoane identificate sau pe care le putem identifica, vom trata aceste informatii drept date cu caracter personal ale acelor persoane si le vom acorda si lor protectia necesara. Vom respecta insa cu strictete obligatia de pastrare a confidentialitatii informatiilor pe care o avem fata de dumneavoastra si nu vom informa aceste persoane despre aceasta procesare pentru a respecta obligatia noastra de confidentialitate si secret profesional (inclusiv medical) fata de dumneavoastra.

III. DATELE CU CARACTER PERSONAL REFERITOARE LA COPILUL MINOR

In functie de situatia specifica a dumneavoastra, daca beneficiarul final al serviciilor sau beneficiilor este copilul dumneavoastra minor sau un minor aflat sub tutela dumneavoastra, putem prelucra date cu caracter personal referitoare la persoana minora, date care se subscriu in aceleasi categorii mentionate imediat mai sus, fiind aplicabile in mod echivalent toate conditiile si termenii descrisi in acest document pentru datele dumneavoastra. Aceasta prelucrare se va efectua pe baza consimtamantului dat de dumneavoastra pentru minorul in cauza.

IV. SCOPURILE ȘI TEMEIURILE  PENTRU CARE PRELUCRĂM DATELE DUMNEAVOASTRĂ

Prelucram date cu caracter personal referitoare la dumneavoastra in temei contractual si in vederea incheierii, derularii contractului de funrizare de servicii sociale  dintre noi si dumneavoastra, acordarii serviciilor de asistenta sociala in beneficiul dumneavoastra, precum si realizarea unor activitati si evenimente MagiCAMP de care dumneavoastra beneficiati. Daca avem acordul dumneavoastra, putem prelucra date foto-video privind imaginea dumneavoastra și/sau a copilului dumneavoastră in vederea sustinerii, raportarii si derularii campaniilor de informare privind proiectele noastre.

Totodata, putem prelucra datele dumneavoastra cu caracter personal pentru indeplinirea obligatiilor noastre legale cu privire la arhivare, sanatate, securitate, tinerea evidentelor si a altor obligatii pe care legislatia ni le impune.

Date sensibile. Avand in vedere specificul activitatii noastre (prestare de servicii de asistenta sociala), este normal sa colectam sau sa prelucram si datele dumneavoastra sensibile cu caracter personal. Vom realiza aceste prelucrari pe baza consimtamantului dumneavoastra.

V. CUI VOM DIVULGA DATELE DUMNEAVOASTRĂ

Ca regulă, nu divulgăm datele dumneavoastră către alte persoane sau organizații. În anumite situații, este însă posibil să divulgăm datele dumneavoastră către alte persoane fizice sau juridice:

1. in scopul prestarii serviciilor de asistenta medicala si psihologica, vom divulga datele dumneavoastra cu caracter personal (inclusiv datele medicale) catre medicii si psihologii cu drept de libera practica cu care noi colaboram in vederea acordarii de servicii medicale si psihologice - acestia fiind obligati prin lege si prin contractul incheiat cu noi sa pastreze confidentialitatea datelor dumneavoastra;
2. in scopul facilitarii accesului la serviciile sociale sau beneficiile pe care le solicitați și le putem oferi vom divulga datele dumneavoastră cu caracter persoanl (inclusiv date medicale) voluntarilor Magic și unor persoane juridice partenere cu care avem încheiate contracte prin care transmitem datele dumneavoastră doar în scopurile în care le-am colectat și le prelucrăm, asigurându-ne prin acestea de respectarea deplină a drepturilor dumneavoastră;
3. contabili, auditori, avocați și alți consultanți profesionali externi ai noștri – aceștia vor fi obligați printr-o lege sau prin contractul încheiat cu noi să păstreze confidențialitatea datelor dumneavoastră;
4. autorități publice din orice domeniu – la cererea acestora sau din initiațiva noastră, în acord cu legislația aplicabilă;
5. orice instanță relevantă din România sau din alt stat – în măsura necesară pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept al nostru în instanță;
6. daca va dati acordul ca noi sa folosim imagini ale dumneavoastra sau ale copilului dumneavoastră in vederea derularii campaniilor de informare si de sustinere a activitatilor noastre, este posibil sa comunicam astfel de imagini catre sponsorii, sustinatori sau partenerii nostri, precum si catre publicul larg, in scopuri de promovare.

VI. CUI ȘI ÎN CE CONDIȚII VOM TRANSFERA DATELE DVS. CĂTRE O ȚARĂ TERȚĂ SAU ORGANIZAȚIE INTERNAȚIONALĂ

Activitatea noastră nu prevede transferul datelor dumneavoastră cu caracter personal către alte companii, organizații sau persoane din state terțe sau către organizații internaționale.

Cu toate acestea, caracteristicile serviciilor de comunicare electronică folosit de către noi (de tip Cloud), implica stocarea comunicărilor electronice dintre noi și dumneavoastră, precum și a comunicărilor noastre interne care pot conține date referitoare la dumneavoastră pe servere interconectate, aflate în diferite locații din Uniunea Europeană precum și în state terțe care asigură un nivel de protecție adecvat al datelor dumneavoastră (de exemplu, în baza deciziei de adecvare Privacy Shield UE-SUA). Vă asigurăm că serviciile de comunicare electronică utilizate de noi respectă standarde adecvate de siguranță și protecție a datelor.

VII. CÂT TIMP VOM STOCA DATELE DUMNEAVOASTRĂ

Vom stoca datele dumneavoastră pe toată perioada desfășurării relației contractuale dintre noi și dumneavoastră, și, după încetarea acestuia, atât timp cât este necesar pentru respectarea cerințelor de conformitate cu obligațiile legale la care suntem supuși, ca de exemplu pentru conformarea cu eventualele controale derulate de către autoritățile competente sau în cazul cerințelor de audit și contabilitate. 

VIII. CARE SUNT DREPTURILE DUMNEAVOASTRĂ ȘI CUM LE PUTEȚI EXERCITA

Tratăm drepturile pe care le aveți în legatură cu prelucrarea pe care o realizăm asupra datelor referitoare la dumneavoastră cu maximă seriozitate. Vom continua să luăm toate măsurile rezonabile pentru a ne asigura că acestea sunt respectate. Pe scurt, drepturile dumneavoastră sunt următoarele: 

1. Dreptul de acces la date. Aveți dreptul de a obține accesul la datele dumneavoastră pe care le prelucrăm sau le controlăm sau la copii ale acestora; aveți, de asemenea, dreptul de a obține de la noi informații cu privire la natura, prelucrarea și divulgarea acestor date. 
2. Dreptul la rectificarea datelor. Aveți dreptul de a obține rectificarea inexactităților datelor dumneavoastră pe care le prelucrăm sau le controlăm. 
3. Dreptul la ștergerea datelor („dreptul de a fi uitat”). Aveți dreptul de a obține de la noi ștergerea datelor dumneavoastră pe care le prelucrăm sau le controlăm. 
4. Dreptul la restricționarea prelucrării datelor. Aveți dreptul de a restricționa prelucrarea datelor dumneavoastră pe care le prelucrăm sau le controlăm. 
5. Dreptul de a obiecta. Aveți dreptul de a obiecta la prelucrarea datelor dumneavoastră de către noi sau în numele nostru. 
6. Dreptul la portabilitatea datelor. Aveți dreptul de a obține transferul către un alt operator al datelor dumneavoastră pe care le prelucrăm sau le controlăm. 
7. Dreptul la retragerea consimțământului. În situațiile în care prelucrăm datele dumneavoastră în temeiul consimțământului dumneavoastră, aveți dreptul de a vă retrage consimțământul; puteți face aceasta în orice moment, cel puțin la fel de ușor cum ne-ați acordat inițial consimțământul; odată ce am primit notificarea că v-ați retras consimțământul, nu vom mai procesa datele dumneavoastră personale în scopul sau scopurile pentru care ați consimțit inițial, cu excepția cazului în care avem un alt temei legitim în acest sens, precum cel contractual sau legal; retragerea consimțământului nu va afecta legalitatea prelucrării datelor dumneavoastră pe care am realizat-o înainte de retragere. 
8. Dreptul de a depune o plângere la autoritatea de supraveghere. Aveți dreptul de a depune o plângere la autoritatea de supraveghere a prelucrării datelor cu caracter personal cu privire la prelucrarea datelor dumneavoastră de către noi sau în numele nostru. 

CUM VĂ PUTEȚI EXERCITA DREPTURILE 

Pentru a exercita unul sau mai multe dintre aceste drepturi (inclusiv dreptul de a vă retrage consimțământul, atunci când vă prelucrăm datele pe baza acestuia) sau pentru a adresa orice întrebare despre oricare dintre aceste drepturi sau orice prevedere din această notă de informare sau despre oricare alte aspecte ale prelucrării datelor dumneavoastră de către noi, vă rugăm să folosiți oricând doriți detaliile de contact din prima secțiune de mai sus. 

IX. CE SE POATE ÎNTÂMPLA DACĂ NU NE FURNIZAȚI DATELE

Nu aveti o obligatie de a ne furniza datele dumneavoastra cu caracter personal pe care le-am mentionat in acest document. Cu toate acestea, fara anumite date mentionate in aceasta nota de informare nu vom putea presta catre dumneavoastra serviciile de asistenta sociala convenite. Totodata, in cazul retragerii consimtamantului privind prelucrarea datelor cu caracter personal medicale, este posibil sa nu mai putem presta serviciile de asistenta sociala convenite.

INEXISTENȚA UNUI PROCES DECIZIONAL AUTOMATIZAT

Respectul nostru pentru datele dumneavoastră include faptul că le acordăm atenția umană necesară, prin intermediul personalului nostru. 

În condițiile actuale, nu veți face obiectul unei decizii a noastre bazate exclusiv pe prelucrarea automată a datelor dumneavoastră (inclusiv crearea de profiluri) care să producă efecte juridice cu privire la dumneavoastră sau care să vă afecteze într-un mod similar într-o măsură semnificativă.

In viitor, urmarim introducerea unui serviciu de comunicare si monitorizare periodica a progresului beneficiarilor nostri, care se bazeaza pe o tehnologie care utilizeaza crearea de profiluri ale beneficiarilor. Desigur, veti putea alege daca doriti sa beneficiati de acest serviciu si sa fiti vizat de o astfel de prelucrare. Vom afisa pe site-ul nostru www.asociatiamagic.ro detalii privind acest serviciu atunci cand va deveni disponibil.

X. MODIFICĂRILE ACESTEI NOTE DE INFORMARE

Este posibil să modificăm această notă din când în când. În astfel de cazuri, vă vom informa în avans și nu vom reduce drepturile pe care le aveți cu privire la datele dumneavoastră prin modificările pe care le-am putea aduce acestei note. 

Puteți consulta periodic secțiunea privind protectia datelor cu caracter personal afișată pe site-ul nostru www.asociatiamagic.ro pentru actualizări în ceea ce privește condițiile prelucrării datelor cu caracter personal.

XI. SECURITATEA DATELOR DUMNEAVOASTRĂ

Lucrăm din greu pentru a proteja persoanele ale căror date le prelucrăm și pe noi înșine de accesul neautorizat și de modificarea, divulgarea sau distrugerea neautorizată ale datelor pe care le prelucrăm. 

În special, am implementat următoarele măsuri tehnice și organizatorice de asigurare a securității datelor cu caracter personal: 

Restrângerea accesului la date. Restrângem cu strictețe accesul la datele cu caracter personal pe care le prelucrăm la angajații, colaboratorii și alte persoane care au nevoie să le acceseze pentru a le putea prelucra pentru noi. Toate aceste companii și persoane fizice sunt supuse unor obligații stricte de confidențialitate și nu vom ezita să le tragem la răspundere și să încetăm colaborarea cu acestea în cazul în care nu tratează protecția datelor dumneavoastră și ale altor persoane cu maximă seriozitate. 

Minimizarea datelor. Ne-am asigurat ca datele dumneavoastră cu caracter personal pe care le prelucrăm sunt limitate la cele care sunt necesare, adecvate și relevante pentru scopurile declarate în aceasta notă. 

Măsuri tehnice specifice. Utilizăm tehnologii și practici care să asigure că securitatea datelor este protejată. 

Politici dedicate. Adoptăm și ne revizuim practicile și politicile de prelucrare a datelor clienților noștri și ale altor persoane, inclusiv măsurile fizice și electronice de securitate, pentru a ne proteja sistemele de acces neautorizat și alte posibile amenințări la securitatea acestora. Verificăm constant modul în care aplicăm propriile politici de protecție a datelor cu caracter personal și în care respectăm legislația protecției datelor. 

Asigurarea exactității datelor dumneavoastră. Este posibil ca din cand în când să vă rugăm să confirmați exactitatea și/sau actualitatea datelor cu caracter personal cu privire la dumneavoastră pe care le prelucrăm.

Instruirea personalului. Ne instruim și testăm constant angajații și colaboratorii cu privire la legislația și cele mai bune practici în domeniul prelucrării datelor cu caracter personal. 

Anonimizarea datelor. Acolo unde este posibil și adecvat activității noastre, anonimizăm / pseudoanonimizăm datele cu caracter personal pe care le prelucrăm, astfel încât să nu mai putem identifica persoanele la care acestea se referă. 

Controlul furnizorilor noștri de servicii. Introducem în contractele cu cei care prelucrează pentru noi (persoane împuternicite) sau împreună cu noi (alți operatori – operatori asociați) clauze pentru asigurarea protecției datelor pe care le prelucrăm; această protecție merge cel puțin până la minimul impus de legislație. 

Deși luăm toate măsurile rezonabile pentru a asigura securitatea datelor dumneavostră, MagiCAMP nu poate garanta lipsa oricărei încălcări de securitate sau imposibilitatea de penetrare a sistemelor de securitate. În cazul nefericit și puțin probabil în care o astfel de încălcare va surveni, vom urma procedurile legale pentru limitarea efectelor și informarea persoanelor vizate.

XII. CE SEMNIFICĂ TERMENII PE CARE I-AM FOLOSIT ÎN ACEASTA NOTA

Autoritatea de supraveghere a prelucrării datelor cu caracter personal: o autoritate publică independentă care, potrivit legii, are atribuții referitoare la supravegherea respectării legislației protecției datelor cu caracter personal. În România, această autoritate de supraveghere a prelucrării datelor cu caracter personal este Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP). 

Date cu caracter personal: Date cu caracter personal înseamnă orice informații privind o persoană fizică, care o identifică sau pot conduce la identificarea acesteia. Astfel, de exemplu, în noțiunea de date cu caracter personal sunt incluse următoarele: numele și prenumele; adresa de domiciliu sau de reședință; adresa de email; numărul de telefon; codul numeric personal (CNP); date privind sănătatea acestuia (sunt date sensibile); date bimoetrice (sunt date sensibile); date de geolocație. Categoriile de date cu caracter personal despre dumneavoastră pe care le prelucrăm sunt enumerate mai sus în Secțiunea II. 

Operator: persoana fizică sau juridică care decide de ce (în ce scop) și cum (prin ce mijloace) sunt prelucrate datele cu caracter personal. Potrivit legii, răspunderea pentru respectarea legislației referitoare la datele cu caracter personal revine în primul rând operatorului. În relația cu dumneavoastră, noi suntem operatorul, iar dumneavoastră sunteți persoana vizată. 

Persoana împuternicită: orice persoană fizică sau juridică care prelucrează date cu caracter personal în numele operatorului, alta decat angajații operatorului. 

Persoana vizată: persoana fizică la care se referă (căreia îi „aparțin”) anumite date cu caracter personal. În relația cu noi (operatorul), dumneavoastră și, după caz, copilul dumneavoastră, sunteți persoana vizată. 

Prelucrare a datelor cu caracter personal: orice operațiune/set de operațiuni efectuată/efectuate asupra datelor cu caracter personal sau asupra seturilor de date cu caracter personal, cu sau fără utilizarea mijloacelor automatizate; de exemplu: colectarea, înregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispoziție în orice alt mod, alinierea sau combinarea, restricționarea, ștergerea sau distrugerea respectivelor date cu caracter personal/seturi de date cu caracter personal. Acestea sunt doar exemple. Practic, prelucrarea înseamnă orice operațiune asupra datelor cu caracter personal, indiferent dacă prin mijloace automate sau manuale. 

Stat terț: un stat din afara Uniunii Europene și a Spațiului Economic European.